Der Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens wird durch viele Variablen definiert, doch keine ist so zentral wie der Informations- und Dokumentenfluss, vor allem in den Zeiten der dynamisch wandelnden Informations- und Kommunikationstechnologien. Dieser Fluss wiederum wird erst durch Infrastrukturen ermöglicht, an welchen das Unternehmen entsprechend Anpassungen vornehmen beziehungsweise selbst seine Prozesse an den Infrastrukturen anpassen muss.

Individualsoftware vs. Standardsoftware

Der Markt für Dokumentenmanagement Software ist stark fragmentiert und aufgrund der großen Anzahl an Features und Voraussetzungen schier unübersichtlich. Zu bedienende administrative Aspekte sind beispielsweise eine einfache Dokumentenablage, Rollen- und Rechteverwaltung, der Aufbau eines Wikis und die Integration in individuelle Geschäftsprozesse. Fragen wie Schnittstellen, technologische Voraussetzungen und Quelloffenheit bilden die zu berücksichtigenden technischen Aspekte, welche bei der Auswahl einer Software in Betracht gezogen werden sollen. Beide Ebenen werden von der operativen und strategischen Ausrichtung des Unternehmens geprägt, welche in der Regel Umsatzziele und Budgetrahmen definiert.

Große Unternehmen tendieren aufgrund Ihrer Komplexität, des großen Datenflusses und der vorhandenen Ressourcen generell dazu, eigene Entwicklungen aufzusetzen. Auch bieten sich hierfür Produkte an wie die quelloffene Lösung Alfresco, D3, Docuware und Elo. Den Vorteilen eines individuell angepassten Dokumentenmanagements stehen natürlich die hohen Kosten während der Projektentwicklungs- und Implementierungsphase sowie das damit verbundene Projektrisiko gegenüber.

Wenn es darum geht, weniger umfangreiche Tools für die Kollaboration und das schlanke Dokumentenmanagement von Projektgruppen zu nutzen, lohnen sich eher Lösungen externer Dienstleister wie DriveOnWeb, Dropbox sowie ZCOPE. Natürlich sind auch hier Vergleiche hinsichtlich der Anforderungen an den Tools vorzunehmen.

Hinsichtlich der Aufstellung einer individuellen Lösung müssen kleinere und mittelständische Unternehmen denselben Aufwand aufweisen wie die großen Unternehmen. Hierbei stellt sich in der Rentabilitätsrechnung aufgrund der Gegenüberstellung der beiden Alternativen vor allem in Bezug auf den größeren Kostendruck und dem schmaleren Budget heraus, dass sich die Einbeziehung externer Dienstleister eher lohnt. Viele dieser Unternehmen sind hinsichtlich des weniger restriktiven Informations- und Dokumentenflusses eher bereit, auf bewährte Services externer Dienstleister zurückzugreifen. Als solcher hat sich das in Stutensee bei Karlsruhe ansässige Unternehmen abilis GmbH mit seiner Lösung DriveOnWeb Business erwiesen. Das Tool bindet dabei einen WebDAV-Client als lokales Laufwerk an und ermöglicht über ein mächtiges Rollen- und Rechtekonzept den sicheren Zugriff von Mitarbeitern, Partnern und Kunden aus dem Intranet oder Internet auf ausgewählte Ordner, ohne Programmier- und Wartungsaufwand.

Unterm Strich ist festzustellen, dass die Unternehmen hinsichtlich der Auswahl einer Softwarelösung eine möglichst schlanke, an Ihre Geschäftsprozesse anschmiegsame Lösung präferieren, welche geringe Wartungs- und Bereitstellungskosten sowie hohe Reliabilität und Sicherheit aufweist. Diesen Anforderungen stehen bewährte externe Dienstleister, allen voran jenen aus Deutschland, in nichts nach.

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