Die T.CON GmbH & Co. KG aus Plattling hat mit der eAkte ein neues Add-On für SAP ERP entwickelt und auf den Markt gebracht. Die vollständig in das ERP-System von SAP integrierte Zusatzlösung unterstützt den Aufbau einer IT-basierten und redundanzfreien Dokumentenverwaltung für vorhandene Archivierungssysteme. Unternehmen gestalten mit dem Archivierungs-Add-On ihre Prozesse rund um das Dokumentenmanagement noch einfacher, transparenter und kosteneffizienter.

Über die bedienerfreundliche Oberfläche der Zusatzlösung lassen sich ein- und ausgehende Papierdokumente komfortabel einlesen und per Knopfdruck in jedem Archivsystem, das für SAP ArchiveLink zertifiziert ist, oder im SAP Content Server am richtigen Ort ablegen. Dabei werden die elektronischen Dokumente automatisch mit den dazugehörigen Stammdatenobjekten wie Personal-, Material-, Lieferanten- oder Kundenstammdaten im SAP-System verknüpft. Das Einlesen der Geschäftspapiere erfolgt über eine eigene ScanClient-Applikation, die auf Microsoft .NET-Technologie basiert und direkt in die Benutzeroberfläche der Add-On-Lösung eingebunden ist. Alternativ lassen sich Papierdokumente auch per Datei-Upload elektronisch erfassen.

Alle einem SAP-Stammdatenobjekt zugeordneten Dokumente sind in einer digitalen Akte zusammengefasst; das gewährleistet eine strukturierte und übersichtliche Verwaltung. Für jede Akte können beliebig viele Unterordner erstellt werden, auf die sich die Dokumente, nach Inhalt und Thema gruppiert, verteilen lassen. Mit leistungsstarken Suchfunktionen können SAP-Anwender – gemäß ihrer Berechtigung – gezielt Dokumenten- oder Stammdateninformationen recherchieren und schnell finden. Dadurch bleibt mehr Raum für die strategisch wichtigen Aufgaben. Die digitalen Dokumente lassen sich während des Bearbeitungsprozesses um Zusatzinformationen in Form von Notizen oder Kommentaren ergänzen. Diese sind direkt im SAP-System verfügbar und können dort jederzeit abgerufen werden.

Der sichere Zugriff auf alle Informationen einer elektronischen Akte sowie auf die hinterlegten Dokumentinhalte erfolgt denkbar einfach mit einem Browser über das Internet und per SSL-Verbindung (Secure Sockets Layer) – von jedem Ort und zu jeder Zeit. Nicht zuletzt informiert das in der eAkte realisierte intelligente Benachrichtigungskonzept jeden Mitarbeiter umgehend, sobald neue Dokumente für seinen Aufgabenbereich erfasst und im Archivsystem abgelegt sind. Gleiches gilt beim Löschen vorhandener Dokumente. Da das Archivierungs-Add-On modular aufgebaut ist, kann es bedarfsgerecht und ohne großen Aufwand um neue oder zusätzliche Funktionen erweitert werden.

„Unternehmen bringen mit der eAkte von T.CON mehr Effizienz, Transparenz und Tempo in ihre elektronische Aktenverwaltung unter SAP ERP – von der Erfassung von Geschäftsdokumenten über die Ablage bis hin zum Zugriff und zur Bearbeitung. Mit der bedienerfreundlichen Web-Anwendung können SAP-User Dokumenteninformationen weltweit an jedem Ort und zu jeder Zeit gezielt recherchieren, bequem abrufen – und so tägliche Aufgaben schneller erledigen“, beschreibt Karl Fuchs, Geschäftsführer Vertrieb und Marketing bei der T.CON, die Vorteile der Lösung.