Nach einer erfolgreichen Testphase arbeitet das Makler- und Finanzdienstleistungsunternehmen FiNUM.FINANZHAUS künftig mit dem so genannten digipen. Das Unternehmen organisiert dabei zentrale Vertriebs- und Beratungsprozesse mit Hilfe der innovativen digipen-Technologie. Die IT-Partner etvice Holding AG und bendit GmbH haben hierzu eine gemeinsame Branchenlösung für den Finanzdienstleister erarbeitet, die es den Beratern von FINUM.FINANZHAUS erlaubt, verschiedene Formulare und Datenbögen mittels Digitalstifttechnologie teilautomatisch verarbeiten und archivieren zu können. Dabei werden die mit Digitalstift erfassten Daten automatisch in den unternehmenseigenen EDV-Systemen weiterverarbeitet. Die Vertriebs- und Beratungsprozesse werden so rechtssicher dokumentiert und archiviert sowie zeitlich verkürzt.

Der elektronische Stift soll die Nachteile der heutzutage immer noch stark auf Papier basierenden Prozesse minimieren. „Vor allem außerhalb der Büros, also beim Kunden, spielen Papier und Stift immer noch eine große Rolle. Die digipen-Technologie bietet uns jetzt eine kosten- und zeitsparende Lösung, um die Kluft zwischen handschriftlichen Papier¬formularen und der bereits existierenden EDV innerhalb des Unternehmens zu überbrücken. Und ist, was uns wichtig war, dabei ganz einfach in der Anwendung“, erklärt Reinhard Schutte, Vorstandsvorsitzender der FiNUM.FINANZHAUS AG, die Entscheidung für diese IT-Lösung.

In der Praxis bestätigt sich seine Einschätzung: „Für eine zielgenaue Beratung erfassen wir möglichst viele Kundendaten“, erklärt Helmut Wild, Leiter des FinanzCenters Baunach. „Anders als früher gelangen diese aber nun direkt in das Kundenverwaltungsportal und brauchen nicht ein zweites Mal digital erfasst zu werden. Wir als Berater oder Analysten müssen uns dennoch nicht an komplizierte Technik gewöhnen – wir schreiben wie gehabt, sind aber dank digipen bei Datenaufnahme und Beratung trotzdem schneller.“

Berater, die mit dem digipen arbeiten, können die Datenerhebung mit dem Kunden wie gewohnt in Papierform durchführen. Der Benutzer füllt dabei Papierformulare aus, die sich bis auf ein zusätzlich aufgedrucktes Raster nicht von den ursprünglichen Unterlagen unterscheiden. Bereits während das Formular ausgefüllt wird, werden die Daten digitalisiert und stehen sofort nach der Erfassung zur elektronischen Bearbeitung und mobilen Übertragung bereit. Eine Doppelerfassung von Daten entfällt. Die Fertigstellung der kompletten Allfinanz-Analyse wird innerhalb kurzer Zeit möglich.

Schutte: „Die Digitalstifttechnologie kann eine große Hilfe bei der Erfüllung der Dokumentationspflichten sein. Zusätzlich bietet sie Potenziale im Bereich Prozess¬optimierung. Die Technologie verkürzt vor allem den Zeitaufwand bei der Datenerhebung und ist daher auch für andere Unternehmensaufgaben durchaus denkbar.“